Aparência
Cadastrar funcionários
O cadastro de colaboradores fica no menu Colaborador (dentro de Cadastros Essenciais). É um formulário dividido em 6 etapas, e o mesmo formulário é usado tanto para cadastrar um novo colaborador quanto para editar um já existente.
Passo a passo: cadastrar um colaborador
No menu, acesse Colaborador e clique em Novo.
Etapa 1 — Informações Pessoais
Informe Nome, Sobrenome, CPF e Data de Nascimento (todos obrigatórios). O PIS/PASEP é opcional, mas se informado precisa ser um número válido.
Etapa 2 — Informações Adicionais
Informe o E-mail (obrigatório — é também o e-mail de acesso ao sistema). A Senha para REP (senha numérica de até 6 dígitos usada no relógio de ponto) e as Observações são opcionais.
Marque Pode fazer marcação de ponto remota se o colaborador puder bater ponto pelo aplicativo fora do relógio de ponto físico. Ao marcar, aparece a opção de escolher Cercas eletrônicas permitidas — se nenhuma for selecionada, o colaborador pode bater ponto remoto de qualquer lugar.
Etapa 3 — Dados Corporativos
Selecione o Tipo de Perfil do colaborador e informe a Data de Admissão (obrigatórios). A Data de Desligamento é opcional.
Em Vínculos, informe Departamento, Função, Jornada de trabalho e Matrícula (todos obrigatórios por vínculo). Banco de Horas e Matrícula eSocial são opcionais.
Um colaborador pode ter mais de um vínculo
Clique em Adicionar vínculo para criar outro vínculo (por exemplo, se o colaborador atua em mais de um departamento ou função). Cada vínculo tem seus próprios Departamento, Função, Jornada, Banco de Horas e Matrícula. Use o ícone de lixeira para remover um vínculo. É preciso manter ao menos um.
Etapa 4 — Documentos
- Anexe os documentos do colaborador (RG, CPF, contrato etc.), se desejar. Esta etapa funciona exatamente como descrito em Documentos do colaborador — não é obrigatória para salvar o cadastro.
Etapa 5 — Dados Biométricos
Se o Tipo de Perfil escolhido na Etapa 3 tiver permissão para marcação remota por biometria, esta etapa mostra as opções Importar foto ou Tirar foto (usando a webcam). Se o perfil não tiver essa permissão, a etapa mostra apenas um aviso e não pede foto.
Etapa 6 — REPs
Marque os relógios de ponto (REPs) — ou grupos de REP — que este colaborador poderá usar para bater ponto.
Use Anterior e Próximo para navegar entre as etapas — seus dados preenchidos não se perdem ao voltar. Na última etapa, o botão muda para Finalizar.
Revise todas as etapas antes de finalizar
É possível avançar de etapa mesmo deixando campos obrigatórios vazios em etapas que você ainda vai preencher — a validação de cada etapa só é cobrada quando você está nela. Se, ao clicar em Finalizar, ainda faltar algum campo obrigatório em outra etapa, o cadastro pode não ser salvo sem uma mensagem clara de erro na tela. Revise as etapas anteriores se o Finalizar não parecer concluir o cadastro.
Editando um colaborador
Ao clicar em Editar colaborador na listagem, o mesmo formulário de 6 etapas abre já preenchido com os dados atuais. A diferença é que, na edição, é possível clicar diretamente em qualquer etapa na barra lateral para saltar para ela, sem precisar passar pelas etapas anteriores com Próximo/Anterior.
Alterar o e-mail atualiza o acesso ao sistema
O e-mail do colaborador também é o e-mail de login. Ao trocá-lo e salvar, o acesso do colaborador passa a ser feito pelo novo e-mail.
A listagem de colaboradores
Na tela Colaborador, a tabela mostra Nome, Matrícula, CPF, Departamento e Status (Ativo/Inativo). Cada linha tem um menu de Ações:
- Editar colaborador
- Apagar colaborador — pede confirmação; a ação não pode ser desfeita
- Alterar senha
- Baixar documentos
- Ativar colaborador / Desativar colaborador (conforme o status atual)
No topo da tela você encontra:
- Campo de busca para pesquisar um colaborador
- Alternância entre Mostrar Apenas Ativos e Mostrar Todos
- Filtrar Colunas — escolher quais colunas aparecem na tabela
- Mostrar — quantidade de colaboradores por página
- Seleção de várias linhas (checkbox) + botão Apagar (N), para exclusão em massa
Alterando a senha de acesso
No menu de ações do colaborador, clique em Alterar senha.
Informe a Nova senha (mínimo 6 caracteres) e clique em Alterar Senha.
Duas senhas diferentes
Essa é a senha de acesso ao sistema (login). Ela é diferente da Senha para REP, configurada na Etapa 2 do cadastro, que é a senha numérica usada no relógio de ponto físico.
Exportando colaboradores
Na tela Colaborador, clique em Exportar Colaboradores.
Escolha o Formato (TXT, CSV ou Excel) e o Modelo (Padrão, Control ID ou Henry). Se escolher Control ID ou Henry, o formato é travado em TXT automaticamente.
Se escolher o modelo Henry, selecione o Identificador principal: CPF (para REPs da Portaria 671) ou PIS/PASEP (para Portaria 1510).
Confira o e-mail para envio (vem preenchido com o seu e-mail, mas pode ser alterado) e clique em Exportar.
Arquivos grandes vão por e-mail
Se o volume de colaboradores for alto, o arquivo não é baixado direto na tela — ele é enviado para o e-mail informado.
Importando colaboradores em massa
Na tela Colaborador, clique em Importar Colaboradores.
Configure o layout de importação, mapeando as colunas do seu arquivo para os campos do sistema (E-mail, Nome, CPF, PIS/PASEP, Data de Admissão, Data de Nascimento). Nome e CPF são obrigatórios no mapeamento.
Selecione o arquivo (CSV, XML, XLSX, XLS ou TXT). Para arquivos CSV, escolha também o caractere separador e se deve ignorar a primeira linha (cabeçalho).
Clique em Importar Arquivo.
Acompanhe o resultado em Resumo de Importações, que mostra a quantidade de Sucessos e Erros de cada importação, com um arquivo de erro disponível para download quando houver falhas.
Quem pode acessar
O acesso à tela Colaborador — listagem, cadastro, edição e todas as ações da linha (editar, apagar, alterar senha, baixar documentos, ativar/desativar) — depende da permissão de gestão de colaboradores, atribuída ao perfil do usuário.